Роль инструкции по делопроизводству в деятельности организации

Роль инструкции по делопроизводству в деятельности организации

В рамках оказания консультационной и методической поддержки по вопросам архивной деятельности и документационного обеспечения управления организациям-источникам комплектования краевого государственного бюджетного учреждения "Государственный архив Хабаровского края" 26 апреля прошел семинар по теме: "Инструкция по делопроизводству организации – один из основных локальных нормативных актов".

Деятельность любой организации, независимо от формы собственности и подчинённости, отражается в документах. Документ является одним из важнейших инструментов управления, т.к. от качества содержащейся в документе информации, грамотной организации документопотоков как внутри организации, так и за ее пределами, в значительной степени зависит эффективность управления.

Основным нормативным документом организации, определяющим и устанавливающим единый порядок составления, оформления документов независимо от вида носителя и работы с ними, организации их текущего хранения и подготовки к передаче в архив организации, является инструкция по делопроизводству.

На семинаре слушатели узнали, что за период 2018‑2020 гг. введены в действие сразу несколько нормативных документов Росархива, являющихся основой для разработки инструкции по делопроизводству организации, и соответственно, отменены прежние аналогичные нормативные документы. Это – Примерная инструкция по делопроизводству в государственных организациях (утв. приказом Росархива от 11.04.2018 № 44), Правила делопроизводства в государственных органах, органах местного самоуправления (утв. приказом Росархива от 22.05.2019 № 71), Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в государственных органах, органах местного самоуправления (утв. приказом Росархива от 24.12.2020 № 119) и др. Данные нормативные документы рекомендуют структуру инструкции, определяют требованиях к её тексту и приложениям в ней; разъясняют порядок её согласования и утверждения. Ведущий методист сектора научно-методической и образовательной работы Путилова Н.В. проанализировала, дала сравнительную характеристику некоторым из введенных в действие нормативным документам и пояснила, как применять тот или иной нормативный документ при составлении индивидуальных инструкций по делопроизводству.

Наталья Викторовна обратила внимание слушателей на наиболее часто встречающиеся ошибки, допускаемые организациями-источниками комплектования архива в индивидуальных инструкциях, дала рекомендации по структуре документа, осветила отдельные вопросы работы с документами в организации. При разработке документа каждая организация самостоятельно в зависимости от направления деятельности, объема документооборота, наличия технических средств и т.п. определяет структуру и содержание инструкции, т.е. количество и наименование разделов, их последовательность, наличие и объем приложений. Требования индивидуальной инструкции по делопроизводству к составлению документов и организации работы с ними носят обязательный характер для всех специалистов организации, т.к. её использование способствует грамотной организации делопроизводства, что, в конечном счёте, обеспечивает поступление в архивы полноценных, качественных и юридически значимых документов.


Новости