Общие положения

1.1. Архивные документы, созданные в организациях, прошедшие экспертизу ценности, поставленные на государственный учет и подлежащие постоянному хранению, являются документами Архивного фонда Российской Федерации[1].

1.2. Часть документального фонда организации, включающая документы Архивного фонда Российской Федерации, документы по личному составу и документы временных (свыше 10 лет) сроков хранения, включенные в учетные документы архива, составляет архивный фонд организации, который подлежит хранению в архиве организации[2].

1.3. Документы Архивного фонда Российской Федерации независимо от места их хранения подлежат государственному учету[3].

Учету подлежат также все хранящиеся в архиве организации документы, включая документы по личному составу и описи дел, документов[4].

1.4. Для централизованного государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации в архиве организации, являющейся источником комплектования государственного (муниципального) архива, составляется паспорт архива организации.

Форма паспорта архива организации установлена Регламентом государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации, утвержденным приказом Росархива от 11 марта 1997 г. № 11, зарегистрированным Минюстом России 8 июля 1997 г., регистрационный номер 1344 (далее – Регламент).

1.5. Источниками комплектования архивных учреждений являются организации, которые в соответствии со ст. 20 Федерального закона от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации" передают в соответствующее архивное учреждение на постоянное хранение документы Архивного фонда Российской Федерации.

1.6. Паспорта архивов организаций в соответствии с Регламентом ежегодно представляются в архивные учреждения по месту комплектования к 15 ноября по состоянию на 1 декабря соответствующего отчетного года.

Паспорт архива организации отражает информацию об организации хранения и сведения о количестве документов постоянного хранения и по личному составу (долговременного срока хранения) по состоянию на 1 декабря соответствующего отчетного года.

1.7. Паспорт архива организации составляется в 2-х экземплярах:

  • первый – представляется в архивное учреждение, источником комплектования которого является организация;
  • второй – хранится в организации до ее ликвидации (реорганизации)[5] в отдельном деле "Паспорта архива организации", которое должно быть учтено в номенклатуре дел организации.

Оба экземпляра паспорта подписываются руководителем организации, подпись заверяется печатью, указывается фамилия и телефон исполнителя.

1.8. К паспорту архива организации в соответствии с его разделами составляется пояснительная записка, в которой отражаются изменения в организации хранения и объемных показателях по сравнению с ранее составленным паспортом (см. раздел 7).


  1. П. 2.3 Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях, утвержденных приказом Министерства культуры Российской Федерации от 31 марта 2015 г. № 526 (далее - Правила 2015 г.).
  2. Ст. 19 Федерального закона от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации".
  3. П. 3.1 Правил 2015 г.
  4. Ст. 247 Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденного приказом Министерства культуры Российской Федерации от 25 августа 2010 г. № 558 (далее – Перечень ТУ).