Основные требования к составлению паспорта архива организации

2.1. Форма паспорта заполняется на основании сведений из описей, номенклатур дел, листа фонда; перед включением этих сведений в паспорт следует проверить правильность составления данных учетных документов.

2.2. В паспортах даются сведения о количестве всех хранящихся в организации управленческих документов постоянного хранения (в том числе хранящихся на месте) и документов по личному составу, сосредоточенных как в помещении архива организации, так и находящихся в структурных подразделениях организации.

2.3. Сведения о количестве неописанных дел, в т.ч. находящихся в структурных подразделениях, выверяются по номенклатурам дел на соответствующие годы и даются по их фактическому наличию на основании подсчета образовавшихся, но не описанных дел (томов, папок).

2.4. Организации, документы которых относятся к государственной части Архивного фонда Российской Федерации (органы государственной власти и органы местного самоуправления, государственные и муниципальные предприятия и учреждения), включают в паспорт учетные сведения по всем категориям документов, образовавшихся в их деятельности и деятельности их предшественников.

2.5. Негосударственные организации, хранящие документы, созданные до и после приватизации или акционирования, составляют два отдельных паспорта:

  • на документы, относящиеся к государственной собственности, созданные до момента приватизации (акционирования), но оставшиеся на хранении в организации;
  • на документы, относящиеся к частной собственности, являющиеся собственностью организации, т.е. созданные с момента приватизации (акционирования).
В случае отсутствия в негосударственных организациях документов государственной части Архивного фонда Хабаровского края в пояснительной записке дается запись: "Документов государственной части Архивного фонда на учете нет".

2.6. В случае безвозвратной утраты документов постоянного хранения и по личному составу долговременного срока хранения вместе с паспортом представляется справка с подробным указанием причин и обстоятельств их утраты за подписью руководителя учреждения, организации, предприятия.