Заполнение раздела 1: Общие сведения

В первом разделе приводится общие сведения об архиве организации-источника комплектования, хранящей управленческую документацию постоянного хранения и по личному составу.

4.1. В графе 1 "Количество фондов" указывается общее количество фондов, хранящихся в архиве (в большинстве случаев в архиве организации хранится один фонд).

В архиве, кроме основного фонда, образовавшего в результате деятельности организации, могут храниться фонды организаций-предшественников и ликвидированных организаций. Каждый фонд, независимо от того, состоит ли он из документов одной или нескольких категорий (документы постоянного хранения или документы по личному составу), учитывается в паспорте только один раз.

4.2. В графе 2 "Площадь архивохранилища" указывается общая площадь архивохранилищ в квадратных метрах, предназначенных для хранения документов.

4.2.1. Если таких помещений несколько – указывается их суммарная площадь (например, если документы постоянного хранения и по личному составу хранятся в разных хранилищах). В этом случае в пояснительной записке приводятся сведения о площади каждого хранилища, например: "Хранилище № 1 (документы постоянного хранения) – 12 кв. м, хранилище № 2 (документы по личному составу) – 23 кв. м".

4.2.2. Площадь хранилища не указывается, если в имеющемся в организации хранилище размещены документы временного (до 10 лет включительно) и временного (свыше 10 лет) сроков хранения, не относящиеся к личному составу, а документы постоянного хранения и по личному составу хранятся в структурных подразделениях. В этом случае место хранения документов постоянного хранения и по личному составу указывается в пояснительной записке к паспорту.

4.3. Графа 3 "Загруженность архивохранилища" заполняется при наличии архивохранилища. Загруженность указывается в процентах.

Если в организации имеется несколько хранилищ, где хранятся документы постоянного хранения и по личному составу, вычисляется общая загруженность по всем хранилищам.

Для того, чтобы вычислить величину загруженности, необходимо прежде всего, определить вместимость хранилищ из расчета 75 дел на 1 погонный метр (далее – пог. м).

Например: если общая длина полок составляет 120 метров, то вместимость хранилища в данном случае составит 75 дел х 120 м = 9000 дел. Степень загруженности архивохранилищ рассчитывается путем деления количества дел, находящихся на хранении, на показатель вместимости и умножения на 100.

Например: если в архиве хранится 2500 дел, загруженность архивохранилища составит: 2500 : 9000 х 100 = 27,7 %