Заполнение раздела 2: Сведения о документах

Во втором разделе указываются сведения о полном объеме хранящихся в организации документов постоянного хранения и по личному составу (долговременного срока хранения), сформированных в дела. Одно сформированное дело – одна единица хранения.

Количество единиц хранения в соответствующих графах раздела указывается после поединичного их подсчета.

5.1. В строке 201 приводятся сведения об управленческой документации постоянного хранения, сформированной в дела и находящейся на хранении в организации.

Сюда не включаются дела постоянного хранения последних 3-х лет, т.к. в соответствии с п. 4.1 Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях, утв. приказом Министерства культуры Российской Федерации от 31 марта 2015 г. № 526 (далее – Правила 2015 г.) в архив организации должны поступать дела не позднее, чем через 3 года после их завершения в делопроизводстве. Таким образом, в паспорте архива организации в 2020 году указываются сведения об объеме хранящихся документов по 2017 год включительно, в 2021 году – соответственно по 2018 год.

5.1.1. В графе 1 указывается общее количество единиц хранения управленческой документации постоянного хранения, сформированной в дела, находящиеся на хранении в организации (т.е. с учетом внесенных и не внесенных в описи) – в 2020 году по 2017 год включительно (в 2021 году – соответственно по 2018 год).

5.1.2. В графе 2 указывается год создания самого раннего документа из числа единиц хранения, включенных в графу 1 (с учетом дел из гр. 7 при наличии таких).

5.1.3. В графе 3 указывается год создания самого позднего документа из числа единиц хранения, включенных в графу 1.

Внимание! В 2020 году учетные сведения по управленческим документам постоянного хранения должны даваться по 2017 год включительно (и не позднее!).

Включение в гр. 1, 2, 3 сведений об управленческой документации по 2015 или 2016 гг. и более ранние годы недопустимо.

В следующем, 2021, году эти сведения в данных графах будут даваться по 2018 год включительно (и не позднее!).

5.1.4. Графы 4, 5, 6 содержат сведения об управленческой документации постоянного хранения, внесенной в описи, утвержденные экспертно-проверочной методической комиссией (ЭПМК) комитета по делам ЗАГС и архивов Правительства Хабаровского края (далее – ЭПМК). Если в организации описи дел постоянного хранения не составлялись или составлены, но не утверждены ЭПМК, в графах ставятся прочерки.


5.1.5. В графе 4 указывается количество единиц хранения по всем категориям дел постоянного хранения, внесенных в описи, утвержденные ЭПМК (в том числе, в описи дел, хранящихся на месте, в описи личных дел постоянного хранения уволенных работников и др.).

При отсутствии фактов утраты дел их количество соответствует сумме итоговых записей в описях дел, которые на момент составления паспорта хранятся в организации.

5.1.6. В графе 5 указывается год создания самого раннего документа из числа единиц хранения, включенных в графу 4.

5.1.7. В графе 6 указывается год создания самого позднего документа из числа единиц хранения, включенных в графу 4.

Внимание! В 2020 году учетные сведения по документам постоянного хранения должны даваться по последний фактический год описания включительно (но не позднее 2017 года). Т.е. если документы постоянного хранения описаны по 2016 год (или по 2015, 2014 годы и более ранние), то указывается именно этот год – последний фактический год документов, внесенных в описи, утвержденные ЭПМК.

Включение в графы 4, 5, 6 сведений об описании документов постоянного хранения по 2018 или 2019 гг. недопустимо (даже если документы описаны за эти годы).


В следующем, 2021, году эти сведения в данном разделе будут даваться по фактический год описания дел включительно, но не позднее 2018 года.

5.1.8. В графе 7 указывается, сколько единиц хранения (дел) из числа внесенных в описи дел постоянного хранения, утвержденные ЭПМК, хранятся в организации сверх установленного срока.

Внимание! Количество дел, хранящихся в организации сверх установленного срока, должно быть учтено в сумме дел, указанных в графах 1 и 4. Самый ранний год дел, хранящихся сверх установленного срока, указывается в графах 2 и 5.


5.1.8.1. Предельные сроки хранения документов постоянного хранения в организациях-источниках комплектования до передачи в архивное учреждение установлены статьей 22 Федерального закона "Об архивном деле в Российской Федерации":

Предельный срок хранения документов постоянного хранения негосударственных организаций устанавливается договором (соглашением) – как правило, 5 или 10 лет.

5.1.8.2. Если организация заполняет паспорт архива в 2020 году, то документы постоянного хранения хранятся сверх установленного срока:

  • в федеральных организациях – созданные до 2005 года (т.е. за 2004 г. и ранее);


  • Документы за 2004 год должны быть переданы в архивное учреждение не позднее 2020 года.

  • в краевых организациях – до 2010 года (т.е. за 2009 г. и ранее);


  • в муниципальных организациях – до 2015 года (т.е. за 2014 год и ранее).

5.1.8.3. Самая ранняя дата (год) дел, хранящихся сверх установленного срока, указывается в гр. 2 и и гр. 5. В количестве дел, указанных в гр. 1 и гр. 4, должны быть учтены и дела, хранящиеся сверх установленного срока.

5.1.8.4. Если документы постоянного хранения хранятся в организации сверх установленного срока, организация считается имеющей задолженность по передаче документов на хранение в архивное учреждение.

5.1.9. В графе 8 указывается, сколько дел постоянного хранения образуется в год в данной организации (просчитываются поединично папки (тома) с документами постоянного хранения).

Если документы не упорядочены, то производится примерный подсчет дел, подлежащих передаче на постоянное хранение в архивное учреждение. Подсчет производится с учетом правил формирования дел по номенклатуре дел на год, за который представляются сведения.

Внимание! В 2020 году в данной графе должно быть указано количество дел, образовавшихся в организации за 2017 год, т.е. только за один год, по который включительно в паспорте архива представляются сведения.

В следующем, 2021, году эти сведения в данном разделе будут даваться за 2018 год (и ни за какой другой).

5.2. В строке 202 приводятся сведения о документах по личному составу (включая личные дела уволенных, невостребованные подлинные личные документы), находящиеся на хранении в организации.

5.2.1. В графе 1 указывается общее количество единиц хранения по личному составу, созданных за время существования организации, начиная с первого (самого раннего года) и по 2017 год включительно, внесенных и не внесенных в описи.

Внимание! Документы по личному составу, имеющие по номенклатуре или типовому перечню документов срок хранения до 10 лет включительно, при подсчете не учитываются.

Личные дела постоянного хранения уволенных работников (см. ст. 656 а Перечня ТУ)[1]. хранятся постоянно и учитываются в строке 201 вместе с управленческой документацией постоянного хранения.

5.2.2. В графе 2 указывается год создания самого раннего документа из числа единиц хранения, включенных в графу 1.

5.2.3. В графе 3 указывается год создания самого позднего документа из числа единиц хранения, включенных в графу 1.

Внимание! В 2020 году учетные сведения по документам по личному составу должны даваться по 2017 год включительно (и не позднее!). Включение в данную графу сведений об описании документов по личному составу по 2015 или 2016, 2018, 2019 гг. недопустимо !!!

В следующем, 2021 году эти сведения в данной графе будут даваться по 2018 год (и не позднее!).

5.2.4. Графы 4, 5, 6 содержат сведения о документах по личному составу, внесенных в описи, согласованные ЭПМК или экспертным органом архивного учреждения (НЭМС государственного архива края или ЭПК, ЭМК муниципального архива ).[2] Если в организации описи дел по личному составу не составлялись или составлены, но не согласованы ЭПМК или экспертным органом архивного учреждения описи, в графах ставятся прочерки.

5.2.5. В графе 4 указывается количество единиц хранения по личному составу из числа отложившихся в организации, которые внесены в описи, согласованные ЭПМК или экспертным органом архивного учреждения.

5.2.6. В графе 5 указывается год создания самого раннего документа из числа единиц хранения, включенных в графу 4.

5.2.7. В графе 6 указывается год создания самого позднего документа из числа единиц хранения, включенных в графу 4.

Если последний год описанных дел по личному составу отличается от последнего года описанных личных дел уволенных, то указывается наиболее поздняя из этих дат (расхождение дат последних годовых разделов описей оговаривается в пояснительной записке).

Внимание ! В 2020 году учетные сведения по документам по личному составу должны даваться по последний фактический год описания включительно (но не позднее 2017 года). Т.е. если документы по личному составу описаны по 2016 год (или по 2015, 2014 годы и более ранние), то указывается именно этот год – последний фактический год документов, внесенных в описи, согласованные ЭПМК или экспертным органом архивного учреждения. Включение в данную графу сведений об описании документов по личному составу по 2018 или 2019 гг. недопустимо!!! В следующем, 2021 году, эти сведения в данной графе будут даваться по 2018 год (и не позднее!)

5.2.8. Графа 7 не заполняется, так как дела по личному составу хранятся в организации, а после истечения срока их хранения включаются в акт о выделении к уничтожению и списываются в порядке, установленном Правилами 2015 г.

5.2.9. В графе 8 указывается, сколько дел по личному составу образуется в год в организации.

Внимание! В 2020 году в данной графе должно быть указано количество дел, образовавшихся в организации за 2017 год, т.е. только за один год, по который в паспорте архива представляются сведения. В следующем, 2021, году эти сведения в данной графе будут даваться за 2018 год (и ни за какой другой!).


  1. НЭМС – научный экспертно-методический совет. ЭПК – экспертно-проверочная комиссия. ЭМК – экспертно-методическая комиссия.