Составление пояснительной записки к паспорту архива

7.1. К паспорту архива прилагается пояснительная записка, в которой приводятся:

7.2. В отдельных организациях образуются документы, для которых нормативными документами определены сроки временного (свыше 10 лет) хранения.

В соответствии с п. 4.11, 4.19, 4.31, 5.5 Правил 2015 г. организации должны составлять описи дел временного (свыше 10 лет) хранения, которые не относятся к личному составу и в паспорте архива организации не учитываются.

Это личные дела студентов и учащихся, отчисленных или окончивших обучение (в высших и средних профессиональных учебных заведениях); личные дела безработных (в центрах занятости); дела по патронированию и опеке (в органах образования); истории болезней долговременного срока хранения (в учреждениях здравоохранения) и т.п. Организации должны вести отдельный учет перечисленных документов. Рекомендуется в пояснительной записке к паспорту архива организации указывать категорию таких дел, их количество и даты, , например: "Кроме указанных в паспорте архива дел, в архиве учреждения/учебной части хранится 67538 личных дел студентов, окончивших обучение в 1963–2017 годах".

7.3. Пояснительная записка должна быть подписана соответствующим должностным лицом, ответственным за хранение документов.