"Источники комплектования – в центре внимания Государственного архива Хабаровского края", Е.Н. Лоскутникова и М.В. Самынина

2010

На территории края действует около 46 тыс. организаций различных форм собственности, из них лишь 267 (менее 1 %) являются источниками пополнения документами Архивного фонда Хабаровского края. Однако они требуют постоянной заботы от архивистов. Эта работа возложена на отдел комплектования и экспертизы ценности документов Государственного архива Хабаровского края (ГАХК), сотрудники которого (семь человек) в плановом порядке проводят комплексные, тематические и контрольные (раз в два года) проверки состояния делопроизводства и архивов организаций. Ежегодно осуществляется около 40 комплексных проверок с применением разработанной организационно-методическим отделом анкеты, завершающихся состав-лением справки о состоянии делопроизводства и обеспечения сохранности документов и рекомендациями по устранению замечаний. Тематические проверки, как правило, касаются контроля за исполнением документов, оформлением распорядительных документов и писем в соответствии с инструкцией по делопроизводству, формированием дел согласно номенклатуре. 

В ходе проверок 2004–2009 гг. установлено, что в 161 организации (что составляет 60 % от общего их списка) делопроизводство осуществляется согласно требованиям примерных инструкций по делопроизводству, разработанных на базе Основных положений Государственной системы документационного обеспечения управления, а также ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов». В 106 организациях (40 %) в соответствии с действующими примерными инструкциями по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти и в министерствах Хабаровского края и иных органах исполнительной власти Хабаровского края составлены и внедрены индивидуальные инструкции по делопроизводству. Свыше 249 организаций (93 %) располагают но-менклатурами дел, подготовленными или переработанными при методиче-ской помощи кураторов. В 2008 г. экспертно-проверочной и методической комиссией (ЭПМК) Управления по делам архивов Правительства Хабаровского края и научно-экспертным методическим советом (НЭМС) ГАХК рассмотрено и согласовано 59 номенклатур дел, в 2009 г. – 46. 

Делопроизводство ведется в основном централизованно, регистрация документов как журнальная, так и автоматизированная (в 60 % организаций). В последнем случае не отмечены нарушения в оформлении документов, установлен четкий контроль за их прохождением, облегчен поиск необходимого документа. Ежедневно поступившие и отправленные документы распечатываются на бумаге и формируются в дело по учету документооборота. 

В 187 источниках комплектования (70 %) созданы экспертные комиссии (в них и специалисты ГАХК), утверждены положения об ЭК, согласно которым по итогам года составляются и представляются в ГАХК отчет о ее работе и план на следующий календарный год. 

В работе экспертных комиссий принимают участие работники отдела, на заседаниях ЭК организаций рассматриваются вопросы сохранности архивных документов, результаты проверки наличия дел при передаче на постоянное хранение, акты о необнаруженных делах в ходе проверки, розыск которых не дал положительного результата. В результате рассмотрения вопроса об утрате документов в Федеральном государственном учреждении «Амурское бассейновое управление по охране, воспроизводству рыбных запасов и регулированию рыболовства» были выявлены причины утраты и возможность восстановления копийных документов, так как утрата документов произошла в результате затопления руководителю организации было направлено письмо с предупреждением об ответственности за сохранность архивных документов. 

В 2009 году были подготовлены документы для направления в судебные органы, в результате чего мировым судьей было вынесено постановление по делу об административном правонарушении руководителю Федерального государственного учреждения здравоохранения «Центр гигиены и эпидемиологии в Хабаровском крае» за нарушение сохранности архивных документов. Одновременно можно отметить и положительную тенденцию в решении вопросов о сохранности документов в организациях , например в Управлении Министерства юстиции Российской Федерации по Хабаровскому краю и Еврейской автономной области, Правительстве Хабаровского края, Законодательной Думе Хабаровского края, где выделены помещения соответствующие «Правилам работы архивов организаций», обеспечена сохранность документов, делопроизводство ведется в соответствии с индивидуальными инструкциями по делопроизводству. 

В 73 организациях (27 %) ответственные за делопроизводство и архив лица включены в штат и назначены в установленном порядке, а в 194 (73 %) – их функции выполняют работники, занимающие другие должности. Поскольку за последнее время в 31 организации сменились ответственные за делопроизводство и архив, ГАХК оказывает новичкам методическую и практическую помощь в форме консультаций и обучающих семинаров. Последние обычно бывают пятидневными и проводятся один раз в два месяца на базе госархива. Там учатся правильно составлять номенклатуру дел, проводить экспертизу ценности документов, определять сроки их хранения, формировать и оформлять дела для передачи в архив и готовить их описи; знакомятся с современной нормативно-правовой базой документационного обеспечения управления и архивного дела. По окончании обучения слушателям выдается пакет документов (в бумажной и электронной форме) с нормативно-правовыми актами и методическими пособиями по составлению индивидуальной инструкции по делопроизводству, номенклатуры дел, положения об ЭК. 
Тематика семинаров максимально приближена к практике делопроизводства и архива в организации. Так, за последние годы на них обучали рациональным приемам работы с документами по ГОСТ Р 6.30-2003, правилам заполнения паспорта архива организации, формированию фондов личного происхождения (в рамках реализации программы «История Хабаровского края в судьбах дальневосточников») и др. Полученные знания проверяются с помощью теста, включающего весь спектр вопросов по организации делопроизводства и обеспечению сохранности документов. 

Для источников комплектования ГАХК, где часто сменяются сотрудники, отвечающие за сохранность архивных документов, практикуются однодневные тематические семинары. Например, с 2008 г. проводятся занятия по паспортизации архивов организаций. В целом же их тематика определяется заявками организаций – источников комплектования ГАХК, а также отдела комплектования и экспертизы ценности. Так, по заявке отдела несколько семинаров посвятили изучению особенностей формирования и подготовки к хранению бухгалтерских документов. Для специалистов кадровых служб, общих отделов и канцелярий проводится однодневный практикум о специфике формирования и подготовки к хранению документов кадровых служб организаций. При необходимости семинары могут быть проведены специалистами ГАХК в самой организации. По окончании занятий, сопровождающихся обычно демонстрацией слайдов, учащиеся самостоятельно выполняют практические задания для закрепления полученных знаний. Семинары обычно посещают 10–15 человек, что оптимально для восприятия материала и дополнительных индивидуальных консультаций. На семинары письмами приглашаются все вновь принятые лица, ответственные за делопроизводство и архив организаций – источников комплектования ГАХК, за этим следят кураторы организаций из отдела комплектования и экспертизы ценности документов. 

Накопленный опыт свидетельствует об эффективности применяемых методов повышения квалификации. В организациях, специалисты которых про-шли обучение, отсутствует текучесть соответствующих кадров, улучшилось состояние делопроизводства и архива. 

  Журнал «Отечественные архивы», № 2, 2010 г. 

Статьи