"Об опыте работы с организациями-источниками комплектования федеральной формы собственности", Е.Н. Лоскутникова

2010

С января 2006 года в соответствии с Федеральным законом от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» отдел комплектования и экспертизы ценности документов государственного учреждения «Государственный архив Хабаровского края» изменил сложившуюся годами систему взаимоотношений с территориальными органами федеральных органов государственной власти, иных государственных органов Российской Федерации, федеральными государственными унитарными предприятиями и федеральными государственными учреждениями, расположенными на территории Хабаровского края. Во исполнение статьи 21 Федерального закона была предусмотрена возможность передачи документов Архивного фонда Российской Федерации, образовавшихся в деятельности федеральных организаций, расположенных на территории г. Хабаровска, г. Комсомольска-на–Амуре Хабаровского края Российской Федерации, в государственный архив Хабаровского края на основании договора. С 01 июля 2006 года заключен трехсторонний договор о сотрудничестве с 88 федеральными организациями, являющимися источниками комплектования государственного архива края. 

Ежегодно в ноябре специалистами отдела проводится работа по перезаключению договоров о взаимодействии и сотрудничестве с организациями федеральной формы собственности. 

Стоимость услуг государственного архива зависит от количества дел, образующихся в организации за год. В прейскуранте цен государственного архива имеется раздел «Работа с организациями», в котором просчитана как стоимость каждого вида работ, так и стоимость подготовки к архивному хранению одного дела. 

Документы, образовавшиеся от деятельности федеральных организаций, в соответствии статьи 22 Федерального закона, через 15 лет передаются на хранение в государственный архив Хабаровского краю по дополнительному договору, заключенному между организацией и государственным архивом. 

Специалисты отдел ежегодно планируют работу с федеральными организациями по следующим направлениям: 
- оказание методической и практической помощи в подготовке номенклатуры дел, положения об экспертной комиссии, положения об архиве организации, инструкции по делопроизводству, описей дел постоянного хранения и по личному составу; 
- оказание методической и практической помощи в составлении и ведении учетных документов архива; 
- организация работы по составлению паспорта архива учреждения; 
- оказание методической помощи в проведении проверки наличия и состояния дел, хранящихся в архивах организаций – источников комплектования государственного архива края, в работе по подготовке к уничтожению дел, не подлежащих хранению; 
- консультирование работников делопроизводственных служб и архивов организаций; 
- информирование организаций по вопросам архивного дела и организации документов в делопроизводстве. 
Специалистами отдела проводится работа по подготовке курсов по обучению ответственных за делопроизводство и архив учреждений, как впервые включенных в список источников комплектования архива, так и семинаров для ответственных за делопроизводство и архив организаций федеральной формы собственности по вопросам проведения паспортизации архивов организаций, и организации работы с научно-технической документацией. 

Все услуги, оказанные федеральным организациям, фиксируются в карточке учета работ, заведенных на каждую организацию. В ней отражается: дата, вид работы, подпись ответственного за ведение делопроизводства и архив в организации. 

В конце календарного года на основании карточки с видами оказанных услуг специалистами отдела составляется акт выполненных работ для оплаты по счету, в соответствии с договором о взаимодействии и сотрудничестве. 

Методическая и практическая помощь оказывается федеральным организациям - источникам комплектования, в соответствии с планом работы отдела. Так, в план на 2008 год было включено 69 организаций, фактически методическая и практическая помощь была оказана 80 федеральным организациям, являющимся источниками комплектования государственного архива Хабаровского края. 

С переходом на новые условия работы с федеральными организациями – источниками комплектования, в 2006 году из списка источников комплектования госархива было исключено 16 организаций федеральной формы собственности, в связи с не заключением договора о взаимодействии и сотрудничестве. За три года из числа исключенных из списка федеральных организаций, заключили договора о взаимодействии и сотрудничестве 4 организации, но список источников комплектования госархива ежегодно пополняют новые организации, раннее не являвшиеся источниками комплектования. 

«Журнал "Вестник архивиста», № 4, 2009 г. 

Статьи