"Состояние и перспективы развития информационно-коммуникационных технологий в Государственном архиве Хабаровского края", И.Н. Колпаков

2012

Процесс информатизации Государственного архива Хабаровского края (ГАХК) начался в 1993 г. с применения ЭВМ для обработки текстово-числовой информации. К 2000 г. появилась необходимость в централизованной обработке и обмене информацией, поэтому в здании архива по ул. Запарина, 75 компьютеров были объединены в локально-вычислительную сеть (ЛВС). В 2001 г. то же самое было произведено с компьютерами в здании архива по ул. Дм. Нагишкина, 4 а. В 2003 г. объединили две ЛВС в одну общую сеть, включившую 22 персональных компьютера на 35 рабочих мест. Создана территориально-распределенная (корпоративная) вычислительная сеть передачи данных, объединившая Управление по делам архивов Правительства Хабаровского края, Государственный архив Хабаровского края и Правительство Хабаровского края. Создание вычислительной сети позволило архивистам организовать совместный доступ к данным, программам и оборудованию, осуществлять контроль и разграничение доступа к сетевым ресурсам, доступ к сети интернет, совместное ведение и использование информационных массивов.
  
На данный момент в госархиве имеется 51 рабочее место, оснащенное персональным компьютером, 49 из них объединены в ЛВС, 26 персональных компьютеров имеют доступ к глобальной сети интернет, имеется 2 файловых сервера, они же сервера баз данных. 4 персональных компьютера предназначены для использования исследователями в читальных залах для доступа к базам данных архива.
   
Создание и внедрение технологии баз данных является одним из основных направлений по информатизации архивной деятельности. База данных (БД) – совместно используемый набор логически связанных данных (и описание этих данных), предназначенный для удовлетворения информационных потребностей организации. Совокупность программных и лингвистических средств общего или специального назначения, обеспечивающих управление созданием и использованием баз данных называется Система управления базами данных (СУБД). В госархиве используются следующие СУБД: Microsoft Access, FoxPro, Oracle, MS SQL Server, MySQL и некоторые другие.
   
На данный момент в архиве используется и заполняется 20 баз данных: учетные (1 БД), делопроизводственные (5 БД), тематические (10 БД), информационно-поисковые (4 БД).
   
Учетные. «Архивный фонд». Общеотраслевая система автоматизированного централизованного государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации. Разработка данной системы была произведена Росархивом, в настоящее время утверждена в качестве отраслевого программного обеспечения версия 4.1 ПК «Архивный фонд». Этот программный комплекс представляет собой интегрированную информационную систему, соединяющую в себе функции учетных и информационных справочников на уровне фонда, описи, единицы хранения (учета) и документа. База данных установлена на сервере архива. Заполнение ПК «Архивный фонд» осуществляется с 1997 г., по состоянию на 17 октября 2011 г. введена информация о 3100 фондах, 6421 описях, 162740 единиц хранения (учета) и 50687 документах.
 
Делопроизводственные. «Учет обращений граждан». Электронный вариант журналов регистрации различных видов запросов. Позволяют вести учет, анализ работы по исполнению запросов, получать статистические отчеты.
   
«Регистрация посетителей читального зала для учета и статистики исследователей, работающих в читальном зале ГАХК». БД учитывает количество и выдает статистические сведения о пользователях, работающих в читальных залах архива. Разработана и заполняется с 1999 г.
  
«Учет работы с организациями – источниками комплектования». БД осуществляет учет объема работ, проводимых кураторами, и документов, имеющихся у источников комплектования. Включает в себя журналы регистрации всех видов работ отдела комплектования АФ; формы паспортизации ведомственных архивов; отчеты по всем журналам регистрации, сводные сведения по паспортизации.
 
«О местах хранения документов по личному составу действующих и ликвидированных учреждений, организаций, предприятий, не являющихся источниками комплектования ГАХК». Содержит информацию о переименованиях и преобразованиях организаций, не являющихся источниками комплектования ГАХК, и местонахождении документов по личному составу. В целях эффективного и быстрого поиска информации по фондам архива для исполнения запросов как тематических, так и социально-правового характера отделом проводится работа по созданию автономных автоматизированных систем (тематические и информационно-поисковые базы данных).
   
Тематические. «Административно-территориальное деление Дальнего Востока за 1926–1965 гг.». Включает информацию о краях, областях, губерниях, уездах, волостях, округах, районах, сельских и поселковых Советах. «Административно-территориальное деление Хабаровского края за 1938–2004 гг.». Содержит информацию о районах, сельских и поселковых Советах Хабаровского края.
    
«Библиографический указатель печатных изданий НСБ ГАХК». Содержит информацию о находящихся на хранении в НСБ периодических изданиях (газетах) с указанием поисковых данных.
 
«Главное Бюро по делам Российских эмигрантов в Маньчжурской империи» («БРЭМ»). Электронный алфавитный каталог личных дел русских эмигрантов с поисковыми данными.
 
«Ветеран труда». Электронный алфавитный каталог содержит информацию о лицах, награжденных нагрудными знаками, дающими право на получение звания «Ветеран труда» и социальные льготы определенной категории граждан.
  
«Метрика». Сведения о персоналиях по метрическим книгам церквей, миссий и приходов Дальнего Востока за 1864–1923 гг.
   
«Библиотека». Сведения о нормативно-методических пособиях, имеющихся в ГАХК и данные о газетно-журнальных статьях.
   
 «Картотека газетно-журнальных статей». Содержит сведения о га-зетных и журнальных статьях периодических изданий, хранящихся в НСБ с указанием поисковых данных.
 
«Фотокаталог». Программно-информационный комплекс для создания электронного фотокаталога (база данных описания фотодокументов). С 2008 г. начали внедрение автоматизированного программного продукта. Вводится в базу данных текстовая информация о позитивах и негативах фотодокументов. Одновременно сканируются и вводятся в БД изображения.
  
«Недвижимость». Содержит информацию о выделении земельных участков частным лицам и организациям для строительства, с указанием поисковых данных.
  
Информационно-поисковые. «Жертвы политического террора в СССР». Объединенная база данных из 26 регионов. Списки жертв политических репрессий, книги памяти, карта ГУЛАГа.
   
Издан Международным обществом «Мемориал» в июне 2001 г.
   
«Кодекс». Информационно-справочная система архивной отрасли.
 
«Консультант плюс». Правовые акты РФ общего и отраслевого значения, правовые акты, касающиеся отдельных категорий граждан.
   
«Гарант». Правовые акты РФ.
  
Следующее направление деятельности по информатизации архива связано с утвержденной Президентом РФ в 2008 г. «Стратегии развития информационного общества в Российской Федерации». Целью формирования и развития информационного общества в Российской Федерации является повышение качества жизни граждан, обеспечение конкурентоспособности России, развитие экономической, социально-политической, культурной и духовной сфер жизни общества, совершенствование системы государственного управления на основе использования информационных и телекоммуникационных технологий.
  
Одна из основных задач, требующих решения для достижения поставленной цели – формирование современной информационной и телекоммуникационной инфраструктуры, предоставление на ее основе качественных услуг и обеспечение высокого уровня доступности для населения информации и технологий. В рамках данной стратегии были также указаны контрольные значения показателей развития информационного общества в Российской Федерации на период до 2015 г. Одним из показателей, влияющих на дальнейшую деятельность в области информатизации архивной деятельности является доля архивных фондов, включая фонды аудио- и видеоархивов, переведенных в электронную форму, – не менее 20%.

В 2009 г. был приобретен поточно-планшетный сканер для организации перевода в электронный вид описей и дел. За 2010 г. – первый квартал 2011 гг. были оцифрованы все описи (6 360 описей, 117 131 лист). В 3 квартале 2011 г. приобретен новый сервер, для размещения на нем ПК «Архивный фонд 4.1». С конца октября 2011 г. начато прикрепление электронных копий описей дел к ПК «Архивный фонд 4.1».
    
С марта 2011 г. начался перевод в электронный вид уникальных, особо ценных и наиболее часто используемых документов, оцифровка начата с 137 фонда («Хабаровский крайисполком») опись 14. На данный момент в цифровую форму переведено 801 дело, 163 285 страниц. Для достижения контрольных показателей: перевод 20% документов госархива в электронно-цифровую форму (что составляет более 100 000 дел, около 25 млн листов) к 2015 г., необходимо привлечение дополнительного аппаратного, программного обеспечения и рабочей силы. В связи с этим Управлением по делам архивов Хабаровского края при участии специалистов Государственного архива Хабаровского края разработана краевая целевая программа «Создание Единой архивной информационной системы Хабаровского края на 2012–2015 гг.».
  
Перевод архивных документов в электронный вид позволяет обеспе-чить сохранность, доступность, а также более гибкое использование оцифрованных материалов (для подготовки презентаций, выставок, обучающих материалов и т.п.).
  
Следующим важным направлением информатизации архивной дея-тельности является организация электронного документооборота. Во 2 квартале 2011 г. внедрено программное обеспечение VipNet для работы с Пенсионным фондом России. С 1 июля 2011 г. по 1 октября 2011 г. с использованием программного обеспечения VipNet в архив поступило 18 запросов, все поступившие запросы социально-правового характера связаны с подтверждением трудового стажа (партийный стаж работы). Основная задача внедрения данного программного обеспечения: организация защищенного электронного документооборота с возможностью шифрования и подписания документов электронной ЭЦП, повышение качества и оперативности исполнения запросов (исключение необходимости самостоятельного поиска архивов, организаций и мест хранения документов ликвидированных организаций, уменьшение времени на пересылку запросов и почтовые услуги).
    
Одним из важных моментов является также организация удаленного доступа к ресурсам архива. С 2006 г. функционирует сайт «Архивы Хабаровского края». На нем представлена информация о деятельности Управления по делам архивов Хабаровского края и Государственного архива Хабаровского края, справочная информация по архивам Хабаровского края, в режиме online доступны 2 базы данных («Ветеран труда» и «БРЭМ»), есть возможность создания запроса по информации в архив посредством гостевой книги или обращения по электронной почте. С 1 июля 2010 г. по 17 октября 2011 г. в архив по электронной почте поступило 432 запроса и 137 через гостевую книгу, размещенную на сайте «Архивы Хабаровского края».
  
Указанные направления информатизации архивной деятельности позволяют обеспечить задачи сохранения архивного фонда, доступности информации рядовым пользователям, повышения качества и скорости оказываемых архивом госуслуг, помощь сотрудникам архива при создании конференций, выставок, образовательной деятельности, выпуску различных методических пособий и печатных изданий и т.п.

Журнал «Вестник архивиста», 2012 г., № 3.

Статьи